Déclaration de confidentialité

Introduction

1. Cette politique de confidentialité explique comment Corosa BV gère les données personnelles de ses clients, personnes physiques, ainsi que de toutes les autres personnes en contact avec elle (ci-après désignées par « vous »). Corosa est une société à responsabilité limitée ayant son siège social au Dennenlaan 77, 2243 Zandhoven et inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0404.008.463.
2. Cette déclaration de confidentialité ne s’applique qu’aux données personnelles concernant les personnes, elle ne régit pas les données concernant les entreprises ou autres personnes morales. Les données personnelles sont définies comme toute forme d’information qui vous permet de vous identifier directement ou indirectement en tant que personne physique. Toutefois, les informations relatives aux entreprises individuelles peuvent constituer des données personnelles si elles permettent l’identification d’une personne physique. Cette déclaration de confidentialité s’applique également à toutes les données personnelles concernant les personnes physiques dans le cadre d’une activité professionnelle, telles que les employés d’une entreprise ou d’une organisation, les adresses e-mail professionnelles sous la forme « prenom.nom@societe.eu » ou les numéros de téléphone professionnels des employés.
3. Corosa attache une grande importance à la protection de vos données personnelles et respecte pleinement votre vie privée. Corosa traite et protège donc vos données personnelles de manière licite, équitable et transparente. Lors du traitement de vos données personnelles, Corosa respecte évidemment la loi, en particulier le Règlement européen n° 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données (connu sous le nom de « RGPD » ou « AVG ») ou toute autre disposition législative le modifiant.

Vous pouvez obtenir plus d’informations sur la protection des données personnelles auprès de la Commission de la protection de la vie privée belge, désormais appelée Autorité de protection des données à partir du 25 mai 2018.

4. Nous vous invitons à lire attentivement cette déclaration afin de connaître et de comprendre la politique de Corosa en la matière. Cette déclaration est régulièrement mise à jour. La version la plus récente de la déclaration est disponible sur notre site web. Nous vous informerons via les canaux de communication habituels en cas de modifications importantes.

Qui est responsable du traitement ?

5. Corosa est responsable du traitement de vos données. Ses coordonnées sont les suivantes : Corosa BV, Dennenlaan 77, 2243 Zandhoven, adresse e-mail.

Corosa est donc votre interlocuteur et est celui qui doit rendre des comptes à l’Autorité de protection des données concernant le traitement de vos données personnelles. Corosa détermine les finalités pour lesquelles vos données personnelles sont traitées ainsi que les moyens et les caractéristiques du traitement.

6. Corosa peut faire appel à des prestataires de services spécialisés pour traiter vos données personnelles au nom de Corosa et selon les instructions de Corosa conformément à cette politique de confidentialité. Seules les données personnelles strictement nécessaires seront communiquées à ces prestataires de services (ci-après désignés les « sous-traitants de Corosa »).

Quelles catégories de données personnelles traite Corosa ?

7. Ci-dessous est donné un aperçu des catégories de données personnelles que Corosa peut traiter. Il est possible que d’autres données soient traitées si elles sont nécessaires ou utiles pour la poursuite de la relation contractuelle avec Corosa. Le contexte dans lequel Corosa obtient ou traite ces données est précisé.
8. Corosa ne traite pas de données révélant votre race ou votre origine ethnique, ni vos opinions politiques, convictions religieuses ou philosophiques, votre appartenance syndicale, vos données de santé ou de vie, votre orientation sexuelle, vos données génétiques ou biométriques.
9. Corosa traite vos coordonnées afin de planifier des rendez-vous et de vous contacter si nécessaire (par exemple, pour traiter une commande, planifier un rendez-vous, etc.). Vos données financières sont également traitées à des fins comptables. Vos données personnelles sont également traitées par Corosa, voir ci-dessous articles 10 et suivants.
10. Corosa traite également du matériel visuel, tel que des images photographiques et vidéographiques, réalisées par Corosa et son personnel, lors d’enregistrements, d’événements, etc. Corosa demande donc la cession des droits d’image des personnes reconnaissables dans le matériel visuel pour sa diffusion au public et son exploitation à des fins de promotion et/ou de publicité (voir le document « Cession des droits d’image »).

Pour quelles finalités Corosa traite-t-elle vos données personnelles ?

11. Corosa collecte et traite vos données personnelles dans le but de fournir un bon service dans le cadre de l’exécution d’un contrat (oral ou écrit) (Art. 6.1.b RGPD).
12. Ces données sont traitées sur la base de la relation contractuelle que Corosa a avec vous pour la fourniture de ses services en tant que fournisseur.
13. Corosa veille à ce que seules les données nécessaires et pertinentes pour un certain objectif soient traitées.
14. Corosa traite vos données dans les situations autorisées par la loi, notamment :

• Pour se conformer aux obligations légales qui incombent à Corosa ;
• Pour la défense des intérêts légitimes de Corosa, en veillant à ce que ces intérêts soient équilibrés avec vos droits fondamentaux et libertés ;
• Dans des cas spécifiques, avec votre consentement, suite à une demande spécifique et non équivoque, précédée d’informations claires et compréhensibles ; ce consentement peut être retiré à tout moment conformément à la loi.

Obligations légales

15. Corosa doit respecter la législation qui l’oblige, dans des circonstances spécifiques, à traiter vos données personnelles dans le cadre de ses activités. Ces obligations peuvent impliquer que Corosa doive coopérer avec les autorités compétentes et/ou des tiers, et éventuellement communiquer certaines de vos données personnelles à ces derniers.

Cela inclut notamment :

• L’obligation de contribuer à la prévention du blanchiment d’argent et du financement du terrorisme
• L’obligation de répondre à une demande formelle des autorités fiscales et judiciaires belges
• La liste des obligations légales pour lesquelles Corosa doit traiter vos données n’est pas exhaustive et est sujette à des changements.

Relations contractuelles entre Corosa et vous en tant que client

16. Avant de conclure des contrats, Corosa doit parfois obtenir et traiter certaines données, notamment pour :

• Répondre à votre demande,
• Vous assister dans la fourniture d’informations et dans la conclusion du contrat
• Suivre une demande, évaluer la pertinence et évaluer les risques liés à un éventuel contrat.

Dans le cadre de contrats en cours ou de gestion de contrats, Corosa doit traiter un certain nombre de données, notamment pour se conformer à des obligations administratives et comptables.

À cette fin, vos données peuvent être internement transmises par Corosa à divers services, y compris à ceux qui ne sont pas directement responsables de la relation avec vous ou de l’exécution d’un contrat spécifique.

En particulier, Corosa conserve vos données dans le cadre de l’exécution de contrats de la manière suivante :

• Gestion des contrats en cours/services demandés
• Gestion centrale et vision générale des clients.

Corosa peut également traiter vos données personnelles à des fins supplémentaires dans le cadre de sa relation avec vous et de l’exécution des contrats.

Intérêts légitimes de Corosa

Corosa traite vos données pour la réalisation de ses intérêts légitimes en tant que fournisseur. Dans ce cadre, Corosa s’efforce de trouver un juste équilibre entre la nécessité de traiter des données et le respect de vos droits et libertés, y compris la protection de la vie privée.

Les données personnelles sont traitées, entre autres, pour :

• Personnaliser les projets de Corosa
• Améliorer la qualité des services fournis
  • En évaluant et en améliorant les livraisons, …
  • Surveiller les activités de Corosa, y compris le chiffre d’affaires, le nombre de livraisons, le nombre d’appels et de visites sur le site Web de Corosa, la nature des questions posées par les clients à Corosa, etc.
• Former notre personnel,
  • Utiliser des cookies pour améliorer la convivialité du site Web pour les visiteurs. Pour plus d’informations sur le fonctionnement des cookies et les possibilités de limiter leur utilisation et de les supprimer, consultez notre Politique en matière de cookies (ajouter un lien hypertexte).
  • Conserver des notes de projets précédents pour optimiser les projets suivants (archives)
• Déterminer, exercer, défendre et préserver les droits de Corosa ou de toutes les personnes qu’elle représente, par exemple dans le cadre de procédures de recouvrement ou de litiges.

17. Corosa peut traiter vos coordonnées électroniques personnelles (notamment votre numéro de téléphone mobile et votre adresse e-mail) pour vous envoyer des informations et des données personnelles. Dans ce cas, Corosa doit d’abord obtenir votre consentement spécifique.

En acceptant cette politique de confidentialité, vous donnez votre consentement au traitement de vos données personnelles pour l’envoi de publicités électroniques.

À qui Corosa communique-t-elle vos données personnelles ?

18. Corosa traite vos données personnelles avec le plus grand soin. Vous pouvez demander l’accès aux données, afin de voir à tout moment quelles informations Corosa conserve.

Corosa ne transmet vos données qu’à votre prestataire de services spécifique dans le but de fournir le meilleur service possible pour les projets. Vous pouvez demander l’accès. Vos données ne sont pas partagées avec des tiers sans votre consentement écrit explicite. Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment.

19. Dans certains cas, la loi oblige Corosa à partager vos données avec des tiers, notamment :

• Les autorités gouvernementales ou de surveillance lorsqu’il existe une obligation légale de fournir des informations
• Les organismes d’enquête judiciaire à leur demande expresse

De même, vos données personnelles peuvent être communiquées à des huissiers de justice ou à des avocats dans le cadre de procédures judiciaires.

Dans les cas mentionnés ci-dessus, Corosa veille à ce que les tiers n’aient accès qu’aux données personnelles nécessaires à l’accomplissement des tâches spécifiques requises. Corosa veillera également à ce que les tiers s’engagent à utiliser les données personnelles de manière sûre et confidentielle, conformément aux instructions de Corosa et à sa politique de protection des données.

20. Corosa conserve vos données personnelles au sein de l’EEE. Ainsi, aucune donnée n’est transférée vers des pays en dehors de l’EEE.

Combien de temps vos données personnelles sont-elles conservées ?

21. Corosa ne conservera pas vos données personnelles plus longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels les données sont collectées.

Cette période est liée aux obligations légales et fiscales de Corosa, ainsi qu’à la nécessité légale de conserver vos données au-delà de la période de conservation pour des preuves ou pour répondre à des demandes d’information de l’autorité compétente, par exemple :

• 10 ans dans le cadre de la législation anti-blanchiment d’argent
• 10 ans dans le cadre de la responsabilité contractuelle de Corosa

Au-delà de ces périodes, vos données personnelles seront supprimées ou anonymisées.

Comment vos données personnelles sont-elles sécurisées ?

22. Corosa applique des normes strictes pour protéger les données personnelles sous son contrôle contre tout traitement non autorisé ou illégal et contre toute perte, destruction ou dommage accidentels.
23. Corosa utilise uniquement des documents dans un système numérique, aucune copie physique n’est conservée. Dans ce système, tous les documents liés à la personne ou au traitement sont conservés.

Corosa prend donc des mesures techniques et organisationnelles telles que le cryptage, les antivirus, les pare-feu, les contrôles d’accès, la sélection rigoureuse du personnel et des fournisseurs, pour empêcher et détecter tout accès inapproprié, perte ou divulgation de vos données personnelles.

Dans le cas improbable et malheureux où vos données personnelles sous le contrôle de Corosa seraient compromises par une violation de la sécurité de l’information, Corosa agira immédiatement pour identifier la cause de cette violation et prendra des mesures correctives appropriées. Si nécessaire, Corosa vous informera de cet incident conformément à la législation applicable.

Quels sont vos droits concernant le traitement de vos données personnelles ?

Droit d’accès, de rectification, de limitation, d’effacement, de portabilité des données et d’opposition

24. Pour les objectifs mentionnés ci-dessus, vous avez :

• Un droit d’accès à vos données personnelles chez Corosa. Cela signifie que vous pouvez demander à Corosa si elle traite vos données personnelles, dans quel but ces données sont traitées, quelles catégories de données sont traitées et à qui elles sont communiquées.
• Un droit de rectification si vous constatez que vos données personnelles sont incorrectes ou incomplètes.
• Un droit de limitation si, par exemple, vous contestez l’exactitude de vos données personnelles et cela pendant une période permettant à Corosa de vérifier cela.
• Un droit à l’effacement de vos données personnelles. Lorsque votre contrat avec Corosa prend fin, vous pouvez demander à Corosa d’effacer vos données personnelles si elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles ces données personnelles ont été collectées. Vous avez également la possibilité de demander à tout moment l’effacement des données personnelles traitées par Corosa sur la base de votre consentement (sauf si Corosa a un autre fondement juridique pour le traitement) ou sur la base de l’intérêt légitime de Corosa (sauf s’il existe des motifs légitimes impérieux prévalant sur vos droits et libertés ou des motifs liés à la présentation, l’exercice ou la défense d’une action en justice). Corosa peut néanmoins conserver ces données personnelles si cela est nécessaire à des fins de preuve dans le cadre de procédures judiciaires.
• Un droit à la portabilité des données que vous avez fournies à Corosa si vos données personnelles sont traitées sur la base d’un contrat ou sur la base de votre consentement à l’envoi de communications électroniques et que ces données personnelles sont traitées à l’aide de processus automatisés. Dans le cadre de ce droit, vous pouvez demander à Corosa de transférer vos données personnelles à vous-même ou de les transférer directement à un autre responsable du traitement des données, dans la mesure où cela est techniquement possible pour Corosa.

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à des fins d’intérêt légitime ou d’intérêt général. Dans ce cas, Corosa peut néanmoins continuer à traiter les données personnelles si des motifs légitimes impérieux pour le traitement prévalent sur vos intérêts, droits et libertés ou s’ils sont liés à la présentation, l’exercice ou la défense d’une action en justice.

Vous pouvez exercer vos droits en envoyant une demande écrite par courrier, datée, signée et accompagnée d’une copie de votre pièce d’identité à Corosa, Dennenlaan 77, 2243 Zandhoven ou par e-mail à e-mailadres ou en visitant le formulaire de contact sur le site Web via le lien hypertexte.

Droit d’opposition à l’envoi de publicité électronique

25. Dans l’Art. 16, votre consentement a été demandé pour le traitement de vos coordonnées électroniques afin de vous envoyer des informations commerciales et des propositions personnelles. Cela concerne notamment la communication à votre numéro de téléphone portable et à votre adresse e-mail.

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct électronique et de vous opposer à la réception future de telles publicités.

Vous pouvez nous en informer de la manière suivante :

• En envoyant un e-mail avec une copie de votre carte d’identité à l’adresse e-mail
• En envoyant une lettre par courrier postal avec une copie de votre carte d’identité à Corosa, Dennenlaan 77, 2243 Zandhoven
• En adressant une demande via la page de contact sur notre site:https://corosa.be/contacteer-ons/
• L’exercice du droit d’opposition ne peut cependant pas empêcher Corosa de vous contacter pour tout autre motif, y compris une obligation légale ou l’exécution du contrat, conformément à cette déclaration.

Droit de déposer une plainte

26. Si vous avez des plaintes concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter Corosa comme suit : https://corosa.be/contacteer-ons/

• Par courrier postal : Corosa, Dennenlaan 77, 2243 Zandhoven
• Via le formulaire de contact sur mon site: https://corosa.be/contacteer-ons/
• Vous pouvez également déposer une plainte auprès de la Commission de la protection de la vie privée : par courrier à l’adresse Drukpersstraat 15, 1000 Bruxelles ou via leur site Web : https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen. Vous pouvez également contacter la Commission par téléphone au +32 2 274 48 00 ou par e-mail à l’adresse contact@apd-gba.be.